Uitbesteding logistieke operatie aan 3PL

Situatie (introductie)

Fabrikant van technische materialen besteedt voor het eerst de operatie uit aan een grote, internationale logistieke dienstverlener (3PL). Fase 1 van het project verloopt zeer moeizaam, waardoor alle management aandacht uitgaat naar het vlot trekken van dit deel van het project. Het projectteam dat werkt aan fase 2, de implementatie van het geautomatiseerde deel van de operatie, ontbeert daardoor directe aansturing. De herstart van fase 1 moet diverse keren worden uitgesteld, en vertraging dreigt ook bij de implementatie van fase 2.

Complicatie (probleem)

  • Fase 2 betrof de implementatie van een gecompliceerd geautomatiseerd deel van de operatie, waarin meerdere IT systemen met elkaar moesten communiceren en dat het 10-voudige volume t.o.v. fase 1 zou moeten verwerken.
  • Er was geen projectplan, inclusief heldere tijdsplanning, voor de implementatie van fase 2. 
  • Er was een slechte sfeer binnen het projectteam, waardoor de teamleden ieder voor zich op een eilandje opereerden.
  • De 3PL stond onder grote druk om de situatie zoals die zich tijdens de implementatie van fase 1 had voorgedaan, niet nogmaals te laten ontstaan bij fase 2. Dit dreigde echter wel te gebeuren.

Behoefte (oplossingsrichting)

De opdracht voor de interim project manager was de implementatie van het geautomatiseerde deel van de operatie (fase 2).

Aanpak (invulling opdracht)

  • Inventarisatie van het bestaande projectteam, wegnemen van belemmerende overtuigingen bij teamleden
  • Creëren van een realistisch project plan met haalbare milestones
  • Opzetten van heldere projectmanagement structuur
  • Verbetering van communicatie door dagelijkse en wekelijksse project update meetings met zowel projectteam als ook senior stakeholders bij 3PL en klant
  • Inhoudelijk coachen van teamleden, o.a. bij (her) ontwerp van processen en gedurende de diverse testfases

 

Behaalde resultaten

De sfeer binnen het projectteam is sterk verbeterd. Het geautomatiseerde deel van de operatie is zonder vertraging op de geplande datum succes vol live gegaan.